Önce tanım, sonra liste#
“İstanbul'daki tüm şirketler” bir liste değil, bir rehberdir. İyi bir liste tek cümlelik bir tanımla başlar: “Kadıköy ve Üsküdar'da, sitesinde online randevu olmayan diş klinikleri.” Bu tanım hem nerede arayacağınızı hem de ilk mailde ne yazacağınızı belirler.
Nereden toplanır?#
| Kaynak | Ne verir | Dikkat |
|---|---|---|
| İşletmenin kendi sitesi | Genel iletişim adresi, gözlem malzemesi | En güvenilir kaynak; sayfa adresini kaydedin |
| Google Haritalar / İşletme Profili | İşletmeyi bulmak, site adresine ulaşmak | Harita içeriğini toplu kopyalamayın |
| Sektör dernekleri ve oda üye listeleri | Belirli sektördeki işletmeler | Listenin yayım amacına ve kullanım koşullarına bakın |
| Fuar katılımcı listeleri | Dönemsel, sektör odaklı adaylar | İletişim bilgisini yine işletmenin sitesinden alın |
| Kendi ağınız ve referanslar | Sıcak tanıştırmalar | Tanıştıran kişinin iznini alın |
Her satırda ne kaydedilir?#
| Alan | Neden |
|---|---|
| İşletme adı ve site | Kime yazdığınızı ve gözlemi doğrulamak için |
| Genel iletişim adresi | Gönderim adresi |
| Kaynak sayfa adresi | “Adresimi nereden buldunuz?” sorusunun cevabı |
| Toplama tarihi | Güncelliği ve saklama süresini izlemek için |
| Tacir/esnaf dayanağı | Önceden onay istisnasının uygulanıp uygulanmadığı |
| İYS durumu ve son sorgu zamanı | Ret kontrolünün kanıtı |
| Gözlem ve kaynağı | İlk mailin malzemesi |
| Çıkış/ret bilgisi | Bir daha yazılmaması için |
Hangi adres?#
İşletmelere yazarken genel iletişim adresi (info@, iletisim@, randevu@) çoğu zaman en doğru seçimdir: işletmeye aittir ve doğru kişiye yönlendirilir. Kişi adı içeren adresler kişisel veridir; bunlara yazacaksanız KVKK açısından hukuki sebebinizi ve aydınlatmayı ayrıca değerlendirin.
Doğrulama ve temizlik#
- Alan adının MX kaydı var mı, kontrol edin; yoksa adres mail almaz.
- Yazım hatalarını ve rol adreslerinin ölü kopyalarını (ör. eski alan adları) ayıklayın.
- Aynı işletmeden birden fazla adres varsa birini seçin.
- Daha önce çıkış isteyen ya da bounce veren adresleri engelleme listesine karşı eleyin.
- Gönderimden hemen önce İYS'de ret durumunu sorgulayın.
Satın alınan listelerin riskleri#
- Kaynak belirsizdir: alıcı “adresimi nereden aldınız?” diye sorduğunda dürüst bir cevabınız olmaz.
- Güncellik belirsizdir: kapanmış işletmeler ve kullanılmayan adresler bounce oranını artırır.
- Hedef belirsizdir: ürününüze uymayan işletmeler şikâyet etme eğilimindedir ve şikâyet oranı teslim edilebilirliği düşürür.
- KVKK'da kişisel veri içeren bir listeyi satın almak, verinin hukuka uygun elde edildiği anlamına gelmez; veri sorumlusu olarak sorumluluk sizde kalır.
- Tacir istisnası İYS kaydını ve ret kontrolünü kaldırmaz; satın alınan listedeki her adres için de bu adımlar gerekir.
Saklama ve silme#
Listeyi sonsuza kadar saklamayın. Cevap gelmeyen adayların verisini ne kadar tutacağınızı belirleyin, süre dolunca silin. Çıkış isteyenlerin yalnızca tekrar yazılmasını engelleyecek kadar bilgisini tutun.
Liste kontrol listesi#
- Hedef tek cümleyle tanımlı.
- Adresler işletmelerin kendi sitelerinden alındı ve kaynak sayfa kayıtlı.
- Kişi adlı adresler ayrı işaretlendi ve KVKK açısından değerlendirildi.
- MX ve yazım kontrolü yapıldı; tekrarlar ayıklandı.
- Engelleme listesi (çıkış, bounce) uygulandı.
- İYS kaydı ve ret kontrolü planlandı.
- Saklama süresi belirlendi.
Sık sorulanlar
Satın alınmış e-posta listesiyle mail göndermek yasal mı?
Satın almak tek başına gönderimi hukuka uygun yapmaz. Ticari ileti kuralları (İYS kaydı, ret kontrolü, kimlik bilgileri) ve KVKK yükümlülükleri sizin için de geçerlidir; adresin kaynağını açıklayamıyorsanız risk yüksektir.
İşletme sitelerinden e-posta adresi toplamak serbest mi?
İşletmenin yayımladığı genel iletişim adresine iş amaçlı yazmak yaygın bir uygulamadır, ama kişisel veri içeren adreslerde KVKK, ticari iletide de 6563 sayılı Kanun ve Yönetmelik geçerlidir. Kaynağı kaydedin ve ilk mailde aydınlatma yapın.
Listede kaç işletme olmalı?
Başlangıç için 30–50 işletmelik dar bir liste yeterli. Metni ve hedefi bu listeyle test edin, işe yaradığını görünce büyütün.
Listeyi ne kadar süre saklamalıyım?
Amaç için gerekli olduğu kadar. Cevap gelmeyen adaylar için bir süre belirleyin ve süre dolunca silin; çıkış isteyenlerin yalnızca engelleme bilgisini tutun.
Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu · Mevzuat Bilgi Sistemi
- Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik · Mevzuat Bilgi Sistemi
- Google Maps Platform Terms of Service · Google
- Email sender guidelines · Google, Gmail Yardım Merkezi
- Genel Veri Koruma Tüzüğü (AB) 2016/679 · EUR-Lex