Wofür diese Anleitung gedacht ist
Die Regeln gelten für jede erste Geschäfts-E-Mail: die Antwort auf eine Anfrage, die Nachricht an jemanden, den Sie auf einer Messe kennengelernt haben und der zugestimmt hat, die Ansprache in Ländern mit anderen Regeln (etwa an Kapitalgesellschaften im Vereinigten Königreich) oder die erste E-Mail an einen bestehenden Kontakt.
1. Eine konkrete Beobachtung
Nehmen Sie sich zwei Minuten für die Website des Empfängers und notieren Sie eine Sache, die mit Ihrem Angebot zu tun hat: Termine nur per Telefon, die Speisekarte als PDF, ein Katalog von 2021. Die Beobachtung muss nachprüfbar sein. Allgemeine Komplimente lesen sich wie eine Vorlage.
2. Betreff: kurz und sachlich
- 3 bis 6 Wörter, keine Großbuchstaben, kein Ausrufezeichen
- Bezogen auf den Empfänger, etwa „Terminbuchung nur per Telefon“
- Kein vorgetäuschtes „AW:“ oder „WG:“
3. Einstieg, Nutzen, eine Bitte
Beginnen Sie mit der Beobachtung und sagen Sie in einem Satz, was sie bedeutet. Dann, was Sie anbieten und was sich bei ähnlichen Betrieben verändert hat, ohne erfundene Zahlen. Zum Schluss eine einzige Bitte, die sich mit Ja oder Nein beantworten lässt.
4. Absenderangaben und Abmeldung
Name, Funktion, Firma und Kontaktdaten gehören in jede E-Mail, dazu eine einfache Möglichkeit, keine weiteren Nachrichten zu bekommen. Wer sich abmeldet, wird sofort ausgetragen.
Beispiel
Betreff: Terminbuchung nur per Telefon Guten Tag, vielen Dank für das Gespräch auf der Messe letzte Woche. Auf Ihrer Website habe ich gesehen, dass Termine nur telefonisch vereinbart werden können. Wer nach Praxisschluss anruft, versucht es oft kein zweites Mal. Wir richten für Praxen eine Online-Terminbuchung mit SMS-Erinnerung ein. Passt Ihnen nächste Woche ein Gespräch von 15 Minuten? Freundliche Grüße [Ihr Name] [Ihre Firma], Beispiel Software AG · +41 00 000 00 00 Sie möchten keine weiteren E-Mails? Eine kurze Antwort genügt.
Häufige Fehler
- Mit der eigenen Firmengeschichte beginnen
- Denselben Text mit ausgetauschtem Namen an Hunderte Adressen schicken
- Anhänge, viele Links oder Bilder in der ersten E-Mail
- Eine Beobachtung, die nicht stimmt, etwa weil die Website inzwischen eine Online-Buchung hat
- Werbe-E-Mails ohne Einwilligung an Unternehmen in Deutschland oder Österreich
Häufige Fragen
Wie lang sollte eine erste Geschäfts-E-Mail sein?
50 bis 120 Wörter. Der Empfänger sollte sie auf dem Smartphone ohne Scrollen lesen können.
Darf ich eine solche E-Mail ohne Einwilligung an Unternehmen in Deutschland schicken?
Wenn sie Werbung ist, grundsätzlich nicht. §7 Abs. 2 UWG verlangt auch bei Unternehmen eine vorherige ausdrückliche Einwilligung.
Rechtlicher Hinweis: In Deutschland und Österreich ist Werbung per E-Mail auch an Unternehmen grundsätzlich nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung zulässig. Die Tipps gelten für E-Mails, die Sie rechtmäßig versenden dürfen. Keine Rechtsberatung.