Zuerst der Anlass, dann die Branche#
| Anlass | Deutschland | Österreich | Schweiz |
|---|---|---|---|
| Anfrage des Betriebs beantworten | Zulässig | Zulässig | Zulässig |
| Messegespräch mit Einwilligung in E-Mails | Zulässig | Zulässig | Zulässig |
| Angeforderte Checkliste mit Double-Opt-in | Zulässig | Zulässig | Zulässig |
| Bestandskunde, eigenes ähnliches Produkt | Unter den Bedingungen von § 7 Abs. 3 UWG | Unter den Bedingungen von § 174 Abs. 4 TKG 2021 | Unter den Bedingungen von Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG |
| Unaufgeforderte Werbe-E-Mail an ein Unternehmen | Grundsätzlich unzulässig | Grundsätzlich unzulässig | Als Massenwerbung unzulässig; Einzelfall prüfen |
Vereinfachte Darstellung, Stand Oktober 2026, keine Rechtsberatung.
1. Zahnarztpraxis: Antwort auf eine Anfrage#
Achten Sie auf: Termine nur per Telefon, keine Abendtermine, kein Recall online.
Betreff: Ihre Anfrage zur Online-Terminbuchung Guten Tag vielen Dank für Ihre Anfrage. Auf der Website der Beispiel Zahnarztpraxis habe ich gesehen, dass Termine bisher nur telefonisch bis 18 Uhr vergeben werden. Für Praxen Ihrer Grösse richten wir eine Online-Buchung mit SMS-Erinnerung ein, zunächst nur für Kontrolltermine. Passt Ihnen ein Gespräch von 15 Minuten am Donnerstag oder Freitag? Freundliche Grüsse [Ihr Name] [Funktion], [Firma] · [Telefon]
2. Restaurant: nach der Gastro-Messe#
Achten Sie auf: Speisekarte nur als PDF oder Foto, keine Tischreservierung, abweichende Öffnungszeiten.
Betreff: Nach unserem Gespräch auf der Messe Guten Tag schön, dass wir uns auf der Messe unterhalten haben, und danke, dass ich mich per E-Mail melden darf. Wie besprochen: Ihre Speisekarte steht auf der Website des Beispiel Restaurants nur als PDF, das auf dem Smartphone schwer lesbar ist. Ich habe Ihnen eine Skizze Ihrer Mittagskarte als mobile Seite vorbereitet. Darf ich sie Ihnen schicken? Freundliche Grüsse [Ihr Name] [Firma] · [Telefon] Keine weiteren E-Mails gewünscht? Eine kurze Antwort genügt.
3. Autowerkstatt: nach angeforderter Checkliste#
Achten Sie auf: „Termin nur telefonisch“, keine Erinnerung an Service oder Prüfung, Seite auf dem Smartphone schwer bedienbar.
Betreff: Ihre Checkliste zur Online-Terminbuchung Guten Tag Sie haben unsere Checkliste für Werkstätten angefordert und bestätigt, dass wir Sie per E-Mail informieren dürfen. Auf der Website der Beispiel Garage habe ich gesehen, dass Service-Termine nur telefonisch vereinbart werden. Punkt 3 der Checkliste zeigt, wie andere Werkstätten Termine nach Feierabend annehmen. Möchten Sie das in 15 Minuten für Ihre Werkstatt durchgehen? Freundliche Grüsse [Ihr Name] [Firma] · [Telefon] Abmelden: [Link]
4. Hotel: Bestandskunde, ähnliches Produkt#
Achten Sie auf: Buchung nur über Plattformen, kein direkter Buchungsknopf, Zimmerseiten ohne Preise.
Betreff: Direktbuchung für Ihre Zimmer Guten Tag Sie nutzen seit dem Frühjahr unser Reservierungssystem für den Seminarraum des Beispiel Hotels. Mir ist aufgefallen, dass die Zimmer auf Ihrer Website noch ausschliesslich über Buchungsplattformen buchbar sind. Dieselbe Lösung gibt es auch für Zimmer, ohne Provision pro Buchung. Soll ich Ihnen zeigen, wie das bei einem Haus mit 12 Zimmern aussieht? Freundliche Grüsse [Ihr Name] [Firma] · [Telefon] Sie möchten solche Hinweise nicht mehr erhalten? Antworten Sie kurz mit „Abmelden“.
5. Treuhandbüro: Antwort auf Webinar-Anmeldung#
Achten Sie auf: nur ein allgemeines Kontaktformular, keine Übersicht der Leistungen nach Kundentyp, kein sicherer Dokumenten-Upload.
Betreff: Unterlagen zum Webinar Guten Tag vielen Dank für Ihre Teilnahme am Webinar und Ihre Zustimmung, dass wir Ihnen weitere Informationen schicken. Auf der Website der Beispiel Treuhand AG habe ich gesehen, dass Mandanten Unterlagen bisher per E-Mail senden. Anbei der Link zur Aufzeichnung: [Link]. Wäre ein kurzer Austausch dazu sinnvoll, wie ein sicherer Upload für Ihre Mandanten aussehen könnte? Freundliche Grüsse [Ihr Name] [Firma] · [Telefon] Abmelden: [Link]
6. Immobilienbüro: Antwort auf Kontaktformular#
Achten Sie auf: Bewertungsanfragen nur per Telefon, Objekte ohne Grundriss, langsame Objektseiten.
Betreff: Ihre Anfrage zu Bewertungsformularen Guten Tag danke für Ihre Nachricht über unser Kontaktformular. Auf der Website von Beispiel Immobilien können Eigentümer eine Bewertung bisher nur telefonisch anfragen. Wir bauen Anfrageformulare, die Adresse, Objektart und gewünschten Zeitpunkt direkt an Ihr Büro schicken, auch am Wochenende. Darf ich Ihnen ein Beispiel schicken? Freundliche Grüsse [Ihr Name] [Firma] · [Telefon]
7. Coiffeursalon in der Schweiz: einzelne, individuelle Anfrage#
Achten Sie auf: Buchung nur per Direktnachricht, keine Preise, Galerie seit Jahren unverändert.
Rechtlicher Hinweis: In der Schweiz ist Massenwerbung per E-Mail ohne Einwilligung unlauter; wo die Grenze zur Einzelnachricht liegt, ist nicht festgelegt. Schicken Sie solche E-Mails nur einzeln und individuell, mit korrekten Absenderangaben und einfacher Abmeldung, und lassen Sie sich im Zweifel beraten. Für Betriebe in Deutschland und Österreich ist diese Vorlage ohne Einwilligung nicht geeignet.
Betreff: Termine nur per Direktnachricht Guten Tag beim Beispiel Coiffeur in Winterthur lassen sich Termine nur per Direktnachricht vereinbaren. Wer abends einen Termin sucht, wartet auf eine Antwort und bucht oft anderswo. Wir richten für Salons eine Buchungsseite mit Anzahlung bei Nichterscheinen ein. Darf ich Ihnen zeigen, wie das für einen Salon Ihrer Grösse aussieht? Freundliche Grüsse [Ihr Name] [Firma], [Adresse] · [Telefon] Kein Interesse? Eine kurze Antwort genügt, und ich melde mich nicht mehr.
Vor dem Versand jeder Vorlage#
- Der Anlass ist dokumentiert: Anfrage, Einwilligung, Bestandskunde
- Die Beobachtung in Klammern ist durch etwas ersetzt, das Sie auf der Website gesehen haben
- Höchstens 120 Wörter, eine Bitte, kein Anhang
- Pflichtangaben und Absenderangaben in der Signatur
- Abmeldemöglichkeit in jeder Werbe-E-Mail
Häufige Fragen
Gibt es rechtssichere Vorlagen für Kaltakquise-E-Mails in Deutschland?
Nein. Unaufgeforderte Werbe-E-Mails an Unternehmen sind in Deutschland grundsätzlich unzulässig, egal wie gut der Text ist. Vorlagen helfen bei E-Mails, für die Sie einen zulässigen Anlass haben, etwa eine Anfrage oder eine Einwilligung.
Was schreibe ich nach einem Messegespräch?
Beziehen Sie sich auf das Gespräch und die Zustimmung, dass Sie sich per E-Mail melden dürfen, nennen Sie eine konkrete Beobachtung und stellen Sie eine einzige Frage.
Darf ich Bestandskunden neue Produkte per E-Mail anbieten?
In Deutschland unter den Bedingungen von § 7 Abs. 3 UWG: Adresse aus einem Verkauf, eigene ähnliche Produkte, kein Widerspruch und ein Hinweis auf das Widerspruchsrecht in jeder E-Mail.
Wie viele Vorlagen brauche ich pro Branche?
Eine pro Anlass genügt. Was sich von E-Mail zu E-Mail ändert, ist die Beobachtung im ersten Satz.
Quellen
- § 7 UWG: Unzumutbare Belästigungen · Bundesministerium der Justiz
- Telekommunikationsgesetz 2021, § 174 Unerbetene Nachrichten · RIS – Bundeskanzleramt Österreich
- Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) · Fedlex – Schweizerische Eidgenossenschaft
- Spam: Fragen und Antworten · Bundesamt für Kommunikation BAKOM
Die Vorlagen sind Beispiele für E-Mails, die Sie rechtmäßig versenden dürfen. In Deutschland und Österreich ist Werbung per E-Mail auch an Unternehmen grundsätzlich nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung zulässig. Alle genannten Betriebe sind fiktiv. Keine Rechtsberatung.