Beginnen Sie mit dem, was Sie gesehen haben#
Nach zwei Zeilen muss klar sein, dass diese E-Mail nur an diesen einen Empfänger gehen kann. „Ich habe mir Ihre Website angesehen“ beweist das nicht. Schreiben Sie, was Ihnen aufgefallen ist: Die Zahnarztpraxis in Zürich vergibt Termine nur am Telefon, das Möbelgeschäft zeigt seine Kollektion nur auf Instagram, das Hotel in Luzern wirbt mit einem Frühstück aus der Region.
Die Beobachtung muss stimmen und nachprüfbar sein. Ein erfundenes oder austauschbares Kompliment („Ihre tolle Website“) verrät, dass auch der Rest aus einer Vorlage stammt.
Von der Beobachtung zum Problem, vom Problem zum Ergebnis#
Sagen Sie in einem Satz, was die Beobachtung für den Betrieb bedeutet. Zum Beispiel: „Wer abends einen Termin sucht, erreicht Sie erst am nächsten Morgen.“ Danach ein Satz dazu, was Sie anbieten und was sich bei ähnlichen Betrieben geändert hat. Haben Sie keine belastbaren Zahlen, lassen Sie Zahlen weg, statt zu übertreiben.
Eine Bitte, und zwar eine kleine#
Bitten Sie um genau eine Sache, die wenig Aufwand macht: „Passt Ihnen nächste Woche ein Gespräch von 15 Minuten?“ oder „Darf ich Ihnen ein kurzes Beispiel schicken?“. Wer drei Optionen anbietet, macht die Antwort schwerer, nicht leichter.
So sieht das zusammen aus#
Betreff: Ihre Anfrage zur Online-Terminbuchung Guten Tag vielen Dank für Ihre Anfrage über unser Kontaktformular. Auf der Website der Beispiel Zahnarztpraxis habe ich gesehen, dass Termine nur telefonisch bis 18 Uhr vergeben werden. Wer abends einen Termin sucht, bucht meist dort, wo es online geht. Wir richten für Praxen eine Online-Buchung mit SMS-Erinnerung ein, damit auch Anfragen am Abend im Kalender landen. Darf ich Ihnen ein Beispiel schicken, wie das für Ihre Patientinnen und Patienten aussieht? Freundliche Grüsse [Ihr Name] [Funktion], [Firma] · [Telefon] Sie möchten keine weiteren E-Mails? Eine kurze Antwort genügt.
Was Sie weglassen sollten#
- Lange Firmenvorstellungen und Funktionslisten
- Anbiedernde Einstiege und dick aufgetragene Komplimente
- Anhänge, weil sie bei der ersten E-Mail die Zustellbarkeit verschlechtern
- Mehrere Links und Bilder
- E-Mails ohne Absenderangaben oder ohne Möglichkeit, sich abzumelden
Vor dem Versand prüfen#
- Sie dürfen diesem Empfänger rechtmäßig schreiben (Einwilligung, Bestandskunde, Anfrage oder Land mit anderen Regeln)
- Der erste Satz enthält eine Beobachtung, die der Empfänger auf seiner Website nachprüfen kann
- Höchstens 120 Wörter, eine Frage, kein Anhang, höchstens ein Link
- Name, Firma, Kontaktdaten und eine einfache Abmeldung stehen in der Signatur
Follow-ups#
Zwei Nachfassungen reichen: eine kurze Erinnerung nach ein paar Tagen und etwa eine Woche später eine zweite mit einem neuen Gedanken. Sobald eine Antwort da ist, hören die Follow-ups auf.
Häufige Fragen
Wie beginne ich eine erste Geschäfts-E-Mail?
Mit einer konkreten Beobachtung zum Betrieb des Empfängers, etwa „Termine werden nur telefonisch vergeben“. Floskeln wie „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“ und eine Firmenvorstellung kommen nicht an den Anfang.
Wie lang sollte eine erste Geschäfts-E-Mail sein?
50 bis 120 Wörter. Wer auf dem Smartphone scrollen muss, liest sie oft nicht zu Ende.
Darf ich einen Prospekt an die erste E-Mail anhängen?
Besser nicht. Anhänge von unbekannten Absendern wirken auf Empfänger und Spamfilter riskant. Bieten Sie den Prospekt an und schicken Sie ihn nach einer Antwort.
Darf ich so eine E-Mail an Unternehmen in Deutschland schicken?
Wenn sie Werbung ist, grundsätzlich nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung des Empfängers (§ 7 Abs. 2 UWG). Das gilt auch für Unternehmen.
Quellen
- § 7 UWG: Unzumutbare Belästigungen · Bundesministerium der Justiz
- Spam: Fragen und Antworten · Bundesamt für Kommunikation BAKOM
Rechtlicher Hinweis: In Deutschland und Österreich ist Werbung per E-Mail auch an Unternehmen grundsätzlich nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung zulässig. Die Tipps gelten für E-Mails, die Sie rechtmäßig versenden dürfen, etwa mit Einwilligung, an bestehende Kunden oder in Ländern mit anderen Regeln. Keine Rechtsberatung.