Warum eine E-Mail ein Geschäftsbrief ist#
Die deutschen Vorschriften sprechen von Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden“. Eine E-Mail an einen Kunden, ein Angebot oder eine Akquise-E-Mail fällt darunter. Ausgenommen sind nur Mitteilungen im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden; Bestellscheine gelten immer als Geschäftsbriefe.
Wer die Angaben weglässt, kann vom Registergericht mit einem Zwangsgeld dazu angehalten werden.
Deutschland: Angaben nach Rechtsform#
| Rechtsform | Pflichtangaben | Vorschrift |
|---|---|---|
| Eingetragener Kaufmann (e. K.) | Firma, Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“ oder Abkürzung, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, Registernummer | § 37a HGB |
| OHG, KG | Firma, Sitz, Registergericht, Registernummer; ist kein Gesellschafter eine natürliche Person, auch Angaben zu den Gesellschaftern | § 125 HGB, § 177a HGB |
| GmbH, UG (haftungsbeschränkt) | Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer, alle Geschäftsführer, gegebenenfalls Vorsitz des Aufsichtsrats (Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname) | § 35a GmbHG |
| AG | Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer, alle Vorstandsmitglieder, Vorsitz des Vorstands als solcher, Vorsitz des Aufsichtsrats | § 80 AktG |
Werden Angaben zum Kapital gemacht, gelten bei GmbH und AG zusätzliche Regeln. Stand Oktober 2026.
Muster: Signatur einer GmbH#
Freundliche Grüße [Ihr Name] [Funktion] Beispiel Software GmbH Musterstraße 1, 10115 Berlin Telefon +49 30 000000 · info@beispiel.example Sitz der Gesellschaft: Berlin · Registergericht: Amtsgericht [Ort], HRB [Nummer] Geschäftsführung: [Vorname Nachname], [Vorname Nachname] Sie möchten keine weiteren E-Mails von uns? Antworten Sie kurz mit „Abmelden“.
Österreich: § 14 UGB#
In das Firmenbuch eingetragene Unternehmer müssen auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen, die auf Papier oder in sonstiger Weise an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, sowie auf ihren Websites unter anderem Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht angeben. Die E-Mail ist damit erfasst.
Schweiz: Art. 954a OR#
In der Korrespondenz, auf Bestellscheinen und Rechnungen sowie in Bekanntmachungen muss die im Handelsregister eingetragene Firma oder der eingetragene Name vollständig und unverändert angegeben werden. Kurzbezeichnungen, Logos oder Geschäftsbezeichnungen dürfen zusätzlich verwendet werden, aber nicht an ihrer Stelle.
Freundliche Grüsse [Ihr Name] [Funktion] Beispiel Treuhand AG Beispielweg 1, 8000 Zürich Telefon +41 00 000 00 00 · info@beispiel.example Sie möchten keine weiteren E-Mails von uns? Eine kurze Antwort genügt.
Zusätzlich bei Werbe-E-Mails#
Für Werbe-E-Mails gelten weitere Regeln. In Deutschland ist Werbung unzulässig, wenn die Identität des Absenders verschleiert wird oder keine gültige Adresse für eine Abmeldung vorhanden ist (§ 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG); kommerzielle Kommunikation muss als solche erkennbar sein und der Auftraggeber klar identifizierbar (§ 6 DDG). In der Schweiz verlangt Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG bei Massenwerbung korrekte Absenderangaben und den Hinweis auf eine problemlose, kostenlose Ablehnungsmöglichkeit. Die Einwilligungspflicht für Werbe-E-Mails in Deutschland und Österreich bleibt davon unberührt.
Checkliste für Ihre Signatur#
- Vollständige Firma mit Rechtsform, so wie sie im Register steht
- Sitz bzw. Ort der Handelsniederlassung
- Registergericht und Registernummer (DE) bzw. Firmenbuchgericht und Firmenbuchnummer (AT)
- Bei GmbH und AG: alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder, gegebenenfalls Aufsichtsratsvorsitz
- Kontaktdaten für Rückfragen
- Bei Werbe-E-Mails: klare Abmeldemöglichkeit
- Signatur in allen Postfächern und in Antworten gleich eingerichtet
Häufige Fragen
Müssen in einer geschäftlichen E-Mail die Pflichtangaben stehen?
Ja, für eingetragene Kaufleute, Personenhandelsgesellschaften, GmbH und AG. Die Vorschriften gelten für Geschäftsbriefe gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, also auch für E-Mails.
Was muss in die E-Mail-Signatur einer GmbH?
Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen; hat die GmbH einen Aufsichtsrat mit Vorsitz, auch diesen (§ 35a GmbHG).
Reicht ein Link zum Impressum in der E-Mail?
In der Regel nicht. Das Impressum nach § 5 DDG betrifft Websites. Für E-Mails verlangen HGB, GmbHG und AktG die Angaben in der Nachricht selbst.
Welche Angaben braucht eine Schweizer AG in E-Mails?
Nach Art. 954a OR die im Handelsregister eingetragene Firma, vollständig und unverändert. Bei Werbe-E-Mails verlangt das UWG zudem korrekte Absenderangaben und einen Hinweis auf eine kostenlose Abmeldemöglichkeit.
Brauchen Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag Pflichtangaben?
Die Pflichten nach § 37a HGB gelten für eingetragene Kaufleute. Wer nicht eingetragen ist, sollte trotzdem Namen und ladungsfähige Anschrift angeben; bei Werbe-E-Mails ist eine erkennbare Absenderidentität ohnehin vorgeschrieben.
Quellen
- § 37a HGB · Bundesministerium der Justiz
- § 125 HGB: Angaben auf Geschäftsbriefen · Bundesministerium der Justiz
- § 177a HGB · Bundesministerium der Justiz
- § 35a GmbHG: Angaben auf Geschäftsbriefen · Bundesministerium der Justiz
- § 80 AktG: Angaben auf Geschäftsbriefen · Bundesministerium der Justiz
- § 6 DDG: Besondere Pflichten bei kommerziellen Kommunikationen · Bundesministerium der Justiz
- Unternehmensgesetzbuch, § 14 · RIS – Bundeskanzleramt Österreich
- Obligationenrecht (OR) · Fedlex – Schweizerische Eidgenossenschaft
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information mit Stand Oktober 2026 und keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die Angaben für Ihre Rechtsform mit Ihrer Rechts- oder Steuerberatung.